De btw-scan: drie varianten, van btw-check tot in control

Snel antwoord. Een btw-scan laat zien of u de btw-regels juist toepast en waar risico’s en kansen liggen. Wij bieden de scan in drie varianten, met oplopende diepgang: een btw-check in één gesprek (€ 2.500), een high-level scan met interview en steekproef (€ 4.000) en een in control-scan die ook uw aangifteproces, administratie en transactiedata beoordeelt (€ 6.000). Alle varianten tegen een vaste prijs, exclusief btw. Te veel betaalde btw vraagt u terug, fouten corrigeert u zelf voordat de Belastingdienst ze vindt.

Waarom een btw-scan

Btw is een transactiebelasting: elke factuur telt. Een verkeerd tarief, een gemiste verlegging of een onterechte vrijstelling herhaalt zich zo elke maand, zeker als de oorzaak een verkeerde btw-code in het boekhoudpakket is. En de ondernemer is zelf verantwoordelijk voor een juiste aangifte.

De Belastingdienst kan tot vijf jaar terug naheffen, met belastingrente en mogelijk een boete. Wie zelf een fout ontdekt, moet die corrigeren. Liever vooraf inzicht dan achteraf verrast worden door een boekenonderzoek.

Een scan brengt ook kansen aan het licht: te veel betaalde btw die u tot vijf jaar terug kunt terugvragen, buitenlandse btw die voor teruggaaf in aanmerking komt, een artikel 23-vergunning waarmee u de btw bij invoer verlegt naar uw aangifte, of een lager tarief dat terecht van toepassing is.

Daarnaast verandert de btw snel. Met ViDA (VAT in the Digital Age) komen e-facturatie en digitale rapportage voor transacties binnen de EU, en ook nationale regels en tarieven wijzigen. Een scan laat zien of uw administratie daar klaar voor is.

Drie varianten

Wilt u weten of de btw-regels juist worden toegepast, of ook of de btw-processen op orde zijn? Daarom is de scan er in drie varianten, met oplopende diepgang en zekerheid.

Type I – Btw-check (€ 2.500). In één gesprek, online of op locatie, bespreken we uw activiteiten, de btw-administratie en de aandachtspunten. Risico’s, kansen en relevante wetswijzigingen benoemen we direct. U krijgt een mondelinge terugkoppeling.

Type II – High-level scan (€ 4.000). Naast een interview met de financieel verantwoordelijke beoordelen we steekproefsgewijs uw goederen- en dienstenstromen, representatieve verkoopfacturen, een aantal contracten en de laatste vier btw-aangiften. U ontvangt een verslag met bevindingen en aanbevelingen.

Type III – In control-scan (€ 6.000). Alles uit type II, aangevuld met een beoordeling van het btw-aangifteproces, de inrichting van de administratie en een analyse van de transactiedata. U ontvangt een uitgebreid rapport met een verbeterplan.

Wat zit er in elke variant

Waar wij in de steekproef op letten

In de high-level scan en de in control-scan toetsen we de btw-behandeling aan de hand van een steekproef. Afhankelijk van uw activiteiten letten we onder meer op:

Waar een onderdeel bij uw onderneming niet speelt, slaan we het over.

Lees ook: Btw verleggen: wanneer verplicht, BTW over een management fee en Btw en vastgoed: de 101.

De in control-scan: proces, systemen en data

Bij de in control-scan kijken we niet alleen naar de fiscaaltechnische kant, maar ook naar hoe de btw in uw organisatie tot stand komt, en waar dat beter kan.

Het aangifteproces. Wie zijn betrokken bij de btw-aangifte, wat zijn ieders taken en verantwoordelijkheden, welke controles vinden plaats vóór indiening, en hoe worden wetswijzigingen tijdig en juist doorgevoerd?

Administratie en systemen. Welke btw-codes zijn actief in het boekhoud- of ERP-systeem, dekken die alle inkomende en uitgaande transactiestromen, wordt de btw-behandeling automatisch of handmatig bepaald, en is de administratie klaar voor e-facturatie en ViDA?

Analyse van transactiedata. We analyseren de grootboekmutaties over de gekozen periode, signaleren afwijkende combinaties van btw-code, tarief en land, en sluiten de administratie aan op de btw-aangiften.

De verbeterpunten zetten we in volgorde van risico. Zo legt de in control-scan de basis voor een tax control framework, en is het rapport goed bruikbaar als onderbouwing bij een controle door de Belastingdienst.

Wat het oplevert

Wat u ontvangt, hangt af van de variant: een mondelinge terugkoppeling bij de btw-check, een verslag met bevindingen en aanbevelingen bij de high-level scan, en een uitgebreid rapport met verbeterplan bij de in control-scan.

Bevindingen in uw voordeel vertalen we in een teruggaafverzoek. Bevindingen in het nadeel van de Belastingdienst corrigeert u zelf. Gaat het om meer dan € 1.000 te weinig betaalde btw, dan is daarvoor een suppletie verplicht. Corrigeert u voordat de inspecteur er aanleiding toe heeft, dan blijft een boete in de regel achterwege.

Daarnaast maken we concreet wat er in de administratie moet veranderen, zoals btw-codes, factuursjablonen of afspraken met uw boekhouder. Zo komen dezelfde fouten niet terug.

Hoe het werkt

De aanpak is voor alle drie de varianten gelijk:

1. Kennismaking. Een kort gesprek over uw situatie en de keuze voor de variant die past.
2. Opdracht. Scope, vaste prijs en planning leggen we vast in een opdrachtbevestiging.
3. Informatie. U levert de gegevens aan via een overzichtelijke checklist. Wij werken met exports uit de gangbare boekhoudpakketten, dus u hoeft niets om te zetten.
4. Uitvoering. Gesprekken en beoordeling, bij de in control-scan aangevuld met proces- en data-analyse.
5. Terugkoppeling. We bespreken de bevindingen met u en, als u dat wilt, met uw accountant of boekhouder. Afhankelijk van de variant volgt een verslag of rapport, binnen [NOG BEVESTIGEN: termijn] na die bespreking.

Wilt u na afloop hulp bij de uitwerking van de aanbevelingen, dan kan dat op afroep: advies tegen € 300 per uur, en ondersteuning bij suppleties, correcties en btw-aangiften tegen € 225 per uur. Uurtarieven zijn exclusief btw.

Voor wie

De scan is bedoeld voor ondernemers en dga’s met een holdingstructuur, voor bedrijven die over de grens leveren, inkopen of invoeren, en voor wie vastgoed bezit of verhuurt. De btw-check past als u snel wilt weten waar u staat. De in control-scan past als u ook wilt weten of de btw-processen structureel op orde zijn, bijvoorbeeld in aanloop naar ViDA of als basis voor een tax control framework.

Ook stichtingen en verenigingen kunnen de scan laten uitvoeren. Daar besteden we extra aandacht aan de verdeling van kosten over belaste, vrijgestelde en niet-economische activiteiten.

Port Sight Tax voert uw btw-scan uit

De scan wordt uitgevoerd door ons btw-team onder leiding van Xander Wamelink. De vaste prijs en de planning leggen we vooraf vast, zodat u weet wat het kost en wat u krijgt. Plan een vrijblijvend adviesgesprek om te bespreken welke variant bij uw onderneming past.

Bekijk ook onze expertise in omzetbelasting.

Veelgestelde vragen